KRONGAARD Webcast Data Science & KI im Alltag
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Selbständiges Arbeiten & agile Methoden

Selbständiges Arbeiten & agile Methoden

Während der Pandemie müssen Unternehmen umdenken und neue Arbeitsstrukturen schaffen. Erfolgreiche Zusammenarbeit kann nur gelingen, wenn Arbeitsabläufe weiterhin ineinandergreifen. Mitarbeitern wird ein hohes Maß an Eigenverantwortung abverlangt. Führungskräften kommt eine tragende Rolle in der Kommunikation zu. Nur durch eine klare beidseitige Informationsverteilung laufen Prozesse reibungslos. Zusammenarbeit trotz Distanz – das ist für jedes Unternehmen die Aufgabe der Stunde.

Auch die KRONGAARD AG steht vor diesen Herausforderungen. Wir begegnen ihnen mit einer Task Force. Diese temporäre Arbeitsgruppe besteht aus Führungskräften aus allen relevanten Bereichen der Firma, sie bündelt die zentralen Funktionen des Unternehmens. Ziel ist es, in der Krise handlungsfähig zu bleiben.

Es sind aber noch vielseitigere Maßnahmen notwendig, um aus dem Homeoffice schnell agieren zu können. Im Webinar stellt Mathias Bösselmann, Gründer und Vorstandsmitglied der KRONGAARD AG, weitere Lösungsansätze seines Unternehmens vor. Julian von Finckh, Senior Consultant am Standort Düsseldorf, ergänzt Best Practice Beispiele aus dem Alltag. Und der langjährige KRONGAARD-Partner Stephan Rossbach, ein Experte für "Agile Arbeitsformen", gibt hilfreiche Tipps für Tools, die er seit Jahren für die ortsunabhängige Kollaboration nutzt. Das Protokoll mit den wichtigsten Aussagen.

Im Gespräch mit den Experten

2008 gründete er zusammen mit Jan Jagemann die KRONGAARD AG. Seitdem ist er im Vorstand des Unternehmens.

Mathias Bösselmann

Als Senior Consultant ist er für die Kundenbetreuung in und um Düsseldorf zuständig. Seite 2018 ist Julian von Finckh Teil der KRONGAARD AG.

Julian von Finckh

Der Diplominformatiker Stephan Rossbach beschäftigt sich seit 2006 mit agilen Arbeitsmethoden. Zunächst als Einzelunternehmer bis er 2017 das Unternehmen AGILE ANTS GmbH gründete.

Stephan Rossbach

Lösungsansätze für verteiltes Arbeiten

Mathias Bösselmann

Ich erkenne für Unternehmen zwei wesentliche strukturelle Herausforderungen in der Krise. Die eine betrifft alle formellen Abläufe, die andere die Firmenkultur. Zunächst einmal zu den formalen Prozessen. Bei KRONGAARD haben wir diese innerhalb von vier Schritten in die virtuelle Kollaboration übersetzt.

  1. Wir definierten zentrale Kommunikations- und Informationswege

    Es ist wichtig, die Wege der Kommunikation zentral zu bestimmen. Alle Mitarbeiter müssen wissen, was, wann und wo kommuniziert wird. Es gibt zahlreiche Tools, die später noch vorgestellt werden, mit denen Unternehmen die Informationsflut lenken können. Das Unternehmen sollte sich auf einige davon festlegen.
     
  2. Wir rüsteten Kollegen mit der notwendigen Hardware aus

    Ohne eine moderne Hardware funktioniert wenig. Darum muss sich das Unternehmen kümmern – genau wie um digitale Zugangsberechtigungen zu wichtigen Dokumenten, die wir sonst nur vor Ort im Büro miteinander teilen.
     
  3. Wir unterzogen Systemen und Abläufen Stressstests

    Wir müssen neuen Abläufen, Systemen und Tools einen Praxistest unterziehen. In der Theorie klingt vieles anders, als es sich in der Realität später bewahrheitet. Eine frühzeitige Festlegung birgt Gefahren. Wir müssen flexibel bleiben und gegebenenfalls den geplanten Ablauf oder die Wahl eines Tools überdenken.
     
  4. Wir erstellten Tipps und Anleitungen für Mitarbeiter

    Simpel, aber sinnvoll: Mitarbeitern Tipps zum Verhalten im Homeoffice aufbereiten. Das können Empfehlungen zum Strukturieren des Alltags sein oder Anleitungen für die Systemeinrichtung zu Hause. Beides hilft bei der Akklimatisierung im neuen Büro.


 

"Die größere
Herausforderung
liegt für mich in der
Aufrechterhaltung der
Unternehmenskultur."

 

Es fehlen persönliche Begegnungen, schnelle Abstimmungen, das soziale Miteinander. Arbeitsabläufe mögen sich im Homeoffice einspielen, reale Kontakte von Mensch zu Mensch bleiben schlicht aus. Doch es gibt Wege, um die Unternehmenskultur zu erhalten. Was wir tun:

Wir halten virtuell Kontakt

Damit Teams funktionieren, müssen alle Mitarbeiter und Führungskräfte wissen, was passiert. Das können Unternehmen über verschiedene Formen und Kanäle der Kommunikation erreichen. Einige Teams machen tägliche Morning Meetings via Video- oder Telefonkonferenz, andere nutzen Eins-zu-Eins-Calls. Auch mithilfe von Chatgruppen kann man die Kommunikation aufrecht erhalten. Wir nutzen verstärkt das Tool Microsoft-Teams. Vor allem für Themen, die nicht relevant für unser Business sind. Wir erstellen Fitness-Challenges, stoßen gemeinsam auf Beförderungen an oder plaudern über Privates.

Wir bieten Weiterbildung an

Was nicht verloren gehen sollte, sind Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter. Sie suchen trotz oder gerade wegen der Krise nach persönlichen Herausforderungen, um ihre Skills zu verbessern. Wir stellen unseren Mitarbeitern Zugänge zu E-Learning-Plattformen mit Online-Workshops zur Verfügung.

Wir liefern regelmäßige Updates für die Mitarbeiter

Infos zu Zwischenständen und neuen Regelungen kommunizieren wir zeitnah und transparent mit allen Mitarbeitern. Mailings oder interne Videos bieten sich dafür an.

Wir bilden Kleingruppen für eine bessere Kommunikation

Unsere jüngste Maßnahme: Wir bildeten Kleingruppen mit Kollegen, die ähnliche Reifegrade, Erfahrungen und Aufgaben besitzen. So wollen wir den Austausch sicherstellen. Wir erwarten, dass in kleineren Gruppen offener über Herausforderungen, aber auch Chancen gesprochen wird.

Mein letzter Tipp: Proaktiv, transparent und zügig kommunizieren!

Best Practice aus dem Alltag

Julian von Finckh

Im Grunde kämpfen wir weiterhin mit den üblichen Herausforderungen des Daily-Business. Mit Fristen und Terminen zum Beispiel. Diese gilt es auch in der Krise einzuhalten. Aktuell sind sie aber schwieriger einzutakten. Schnelle Änderungen der Auflagen erschweren häufig die Terminsicherung und Umsetzung.

Das Onboarding neuer Kollegen, aber auch externer Dienstleister ist ein bestimmendes Thema in der Krise bei unseren Kunden. Wir merken, dass manche an dieser Stelle zögerlich handeln. Sie tun sich teilweise schwer, diesen sensiblen Prozess vom Homeoffice aus zu begleiten. Unsere Lösung: Wir entwickeln eine klare Roadmap. Sie enthält konkrete Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Aufgaben und Deadlines sowie die zu erwarteten Arbeitsergebnisse.

Wir nehmen auch wahr, dass bei einigen Kunden Abstimmungsprozesse haken. Das betrifft vor allem Projektstände. Wir empfehlen regelmäßige Calls. Ob täglich oder wöchentlich – das hängt vom Workflow des Teams ab.

Außerdem ist die Dokumentation der Aufgaben und Ergebnisse enorm wichtig. So kann jeder zu jeder Zeit einsehen, was der aktuelle Stand ist. Das spart Abstimmungsaufwände. Und das Know-how, das in Projekten entsteht, geht nicht verloren.

Hilfreiche Tool-Tipps für die ortsunabhängige Kollaboration

Stephan Rossbach

Ich arbeite seit Jahren mit ortsunabhängigen, agilen Teams. Was macht ein funktionierendes agiles Team aus? Für mich sind vier Punkte entscheidend:

  • Ein erfolgreiches agiles Team besticht durch ein hohes Maß an Kollaboration, Kommunikation und Transparenz.
  • Wir setzen in agilen Teams auf Informationspull statt Push. Kein wöchentlicher, sogenannter One Pager ist die Informationsquelle, sondern die Mitarbeiter holen ständig proaktiv die relevanten Informationen für sich ein.
  • Wissensverteilung geht vor Herrschaftswissen. Wissen wird im Team gestreut, ist kein exklusives Gut des Einzelnen.
  • Das Team arbeitet weitgehend autonom.

Die aktuelle Herausforderung ist für uns, dass wir neuerdings sogar zu 100 Prozent remote arbeiten müssen. Events wie Retrospektiven entfallen genauso wie das Socializing am Kaffeeautomaten. Letzteres ist nicht zu unterschätzen, weil wir auch in den Büroküchen über arbeitsrelevante Themen diskutieren und im lockeren Rahmen wichtige Ideen entwickeln.

 

Was wir in Zeiten von Corona empfehlen

Wenn möglich – getrennter Wohn- und Arbeitsraum und ein klarer Tagesrhythmus:
Dabei helfen agile Arbeitsmethoden. Agil arbeitende Teams stimmen sich meist einmal täglich ab.

Trennung zwischen Geschäftlichem und Privatem:
Wir haben gute Erfahrungen mit dieser Teilung gemacht.

Wir erhalten den Austausch am Kaffeeautomaten – zumindest ein bisschen:
Über Zoom kann jeder Mitarbeiter jederzeit unsere virtuelle Küche betreten.

Sprechstundenzeiten einrichten:
Zwei Stunden in der Woche können Teams nutzen, um über Probleme oder sonstige Anliegen zu sprechen. Wird die Zeit beansprucht, ist das gut. Wenn nicht, ist das auch völlig okay. Wir haben mit diesem optionalen Kanal gute Erfahrungen gemacht.

Wir nutzen für verschiedene Arbeitsprozesse unterschiedliche Tools. Hier eine Auswahl.

 

Tools für die interne Kommunikation

Slack:
Auf der Chatplattform sind Informationen gut kanalisierbar. Man kann verschiedene Kanäle einrichten und so ganz gezielt, im Sinne des Informationspull, Infos für sich herausziehen und mit Kollegen teilen. Das Tool hält auch Anruf- und Videofunktionen für kürzere Sessions bereit.

Microsoft-Teams:
Dieses Werkzeug nutzen wir, um längere Konferenzen mit mehreren Teilnehmern zu starten. Perfekt geeignet für die visuell-verbale Kommunikation im Team.

 

Tools für die Kommunikation bei laufenden Projekten

Grooming:
Das Tool hilft bei Abstimmungen, zum Beispiel bei der Vorsortierung von Sprints.

Trello:
Unterstützt bei der Organisation von Projekten. Es verleiht Struktur, indem zum Beispiel einzelne Aufgaben als Ticket angelegt werden können. Diese können Beteiligte je nach Stand am Board verschieben. Von der Idee, über die Umsetzung bis zum Erledigt-Haken sind alle Etappen auf einem Blick sichtbar.

Jira:
Funktioniert ähnlich wie Trello und ist auch ein Tool fürs Projektmanagement. Nette Erweiterung: Normalerweise nutzen wir für die Einschätzung von Aufwänden so etwas wie Pokerkarten. Jeder Teilnehmer schätzt den Aufwand eines Projekts, schreibt ihn auf die Karte und alle decken gleichzeitig auf. So bekommt man unterschiedliche und unverfälschte Ergebnisse.

Zoom:
Über das Video-Tool können Meetings und Dailys abgehalten werden. Das Ganze klappt mit sehr vielen Teilnehmern. Und eine Besonderheit, die ich bei keinem anderen Tool bisher gesehen habe: Es gibt eine Breakout-Session. Dabei kann man während eines Anrufs einen separaten Raum für Mitarbeiter schalten, die etwas zu zweit besprechen müssen. Die anderen Teilnehmer können die beiden zwar noch sehen, aber die Gespräche laufen in dem separierten Kanal ab.

FunRetro:
Ein Werkzeug für die virtuelle Retrospektive. Das Tool hilft, den emotionalen Wasserstand eines Teams zu ermitteln. Was war gut? Was lief schlecht? Die üblichen Fragen. Normalerweise machen wir das real. Aktuell mussten wir eine digitale Lösung dafür finden. FunRetro bietet einen guten Ersatz. Das Programm liefert verschiedene Methoden für die Meinungs- und Stimmungsabfrage. Man kann sichtbare Timer einstellen. Gleichzeitig geben Teilnehmer ihre Antworten ein. Sobald der Timer abgelaufen ist, können keine neuen Antworten mehr abgegeben werden. Auch „Meinungspunkte” kann man verteilen, um an Abstimmungen teilzunehmen. Das Programm funktioniert gut und ist praktisch – trotzdem mache ich so etwas lieber vor Ort.

Das Wichtigste zum Schluss: Wir dürfen Mitarbeiter nicht mit zu vielen Tools oder Methoden überfordern. Letztendlich braucht es immer einen Zweiklang aus Methodik und Tools. Beides muss funktionieren. Das Ganze wird sich nicht reibungslos in einer Woche einspielen, aber die Arbeit ist eine gute Investition für die kommende Zeit.

Aufzeichnung vom Webinar: Arbeiten in verteilten Teams – Best Practices aus der Welt der selbständigen Experten und agilen Methoden!